Phân biệt dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự và đi sở ngoại vụ

Rất nhiều khách hàng lầm tưởng và không hiểu rõ như thế nào là dịch công chứng, còn đâu là đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự cho đến tận ngày nay, cần phân biêt rõ bởi chúng khá khác biệt nhau.

Thông tin trên báo mạng cũng đăng tải hàng loạt các quá trình phải quy định dành cho những hồ sơ liên quan đến nước ngoài mà trong đó dịch công chứng với hai loại hình đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự (tôi gọi tắt là ngoại vụ lãnh sự) cũng được đề cập. Tuy nhiên dường như những tin tức ấy quá khó hiểu đối với khách hàng đại chúng, cũng một phần do sự phổ cập chưa cao. Những nhân viên tư vấn đưa thông tin cho khách hàng cũng gặp phải không ít khó khăn bởi khách hàng hay hiểu lầm vì chưa rõ bản chất của dịch công chứng là gì so với những hoạt động như đi sở ngoại vụ hay hợp pháp hóa lãnh sự, hình ảnh các công đoạn này trong cách nhìn của nhiều người luôn cho rằng đó là những dịch vụ mà văn phòng dịch thuật cố ý đưa ra để kiếm tiền. Nhưng thực chất, vấn đề nằm ở việc khách hàng không nắm rõ luật đối với hồ sơ đi nước ngoài và ngược lại.

Trong bài này sẽ cố tách từng phần ra như một khoản việc riêng biệt độc lập với nhau để phân tích rõ hơn, nhưng lưu ý trên thực tế nhiều trường hợp dịch công chứng sẽ bao gồm cả đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự vì không ít hồ sơ đòi hỏi cần phải hội đủ cả ba điểm này.

Biệt luận về dịch công chứng

Có lẽ rất dễ hiểu khi nói đến dịch công chứng bởi bản thân cụm từ này đã nói lên bản chất quá trình. Dịch thuật là thao tác chuyển đổi từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, công việc này đối với nhiều khách hàng là khá đơn giản, chỉ cần có hiểu biết về ngôn ngữ trên hồ sơ gốc hoặc đích thì sẽ dễ dàng đưa ra một bản dịch hoàn chỉnh. Hơn nữa, ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là internet thì có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc dịch thuật, chẳng hạn như google translation, bing translation hay các loại từ điển; ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm các chức năng dịch nhanh ngay chính trên trình Microsoft Word của mình.

Nói dịch thuật thì dễ hiểu, nhưng công chứng thì vẫn còn nhiều người hiểu sai, cũng bởi phần này mà dịch công chứng là việc không phải bất cứ ai cũng có thể làm được, tính pháp lý của dịch công chứng và đặc trưng riêng ở nó đôi khi dễ làm nhưng lắm lúc trở nên phức tạp, đây chính là điểm khác biệt lớn ở loại hình này. Công chứng có nhiều loại: công chứng chữ kí, công chứng giấy tờ sao y bản chính,...Dịch công chứng dựa trên cơ sở bản dịch của người phụ trách biên dịch đem ra phòng tư pháp chứng thực cam kết rằng đã dịch đúng với bản gốc, kế đến biên dịch viên kí tên theo đúng chữ kí đã đăng kí từ trước khi làm tư cách pháp nhân, phòng tư pháp đứng ra làm trung gian chứng thực cam kết đó và đóng dấu lên bản dịch như thế là một bộ dịch công chứng hoàn chỉnh.

Đi sở ngoại vụ khác dịch công chứng như thế nào?

Đi sở ngoại vụ là việc được thực hiện có thể trước hoặc sau khi dịch công chứng tùy vào nguồn gốc của hồ sơ. Đối với những hồ sơ đem từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng thì phải thông qua đại sứ quán. Nếu ai đã từng đọc qua chủ đề Liệu nghề dịch công chứng có dễ dàng với người trẻ tuổi sẽ thấy rằng đi sở ngoại vụ chẳng hề dễ dàng gì như việc lo trọn gói dịch công chứng mà cả những nhân lực trẻ cũng có thể thực hiện, khác biệt khá nhiều.

Bản chất của quy trình này đối với những hồ sơ đem từ nước ngoài về đó là những hồ sơ trước khi dịch công chứng phải được đại sứ quán nước đó công nhận là giấy tờ hợp pháp, kế tiếp mới đem đến các công ty dịch thuật rồi đưa tới sở ngoại vụ xin con dấu để cơ puan nhà nước chứng thực là giấy tờ hợp lệ rồi mới tiến hành công chứng tại phòng tư pháp được.

Đối với những hồ sơ đi nước ngoài, hồ sơ là tiếng việt dịch sang ngôn ngữ khác và đem sử dụng tại cơ quan nhà nước nước ngoài cũng phải thông qua đại sứ quán và sở ngoại vụ. Các tài liệu sau khi dịch công chứng thì sẽ được đem đến sở ngoại vụ xin con dấu rồi đem đến lãnh sự quán thì mới hợp lệ và sử dụng được ở nước ngoài, nghe qua thấy khá là rắc rối mà cũng chẳng dễ thực hiện, đó là lý do rất ít dịch giả trẻ chọn hướng này làm chủ đạo để thành nghiệp của mình, họ thường chọn dịch công chứng nhiều hơn vì lợi ích không nhỏ mà độ khó cũng chẳng quá cao, như bài Nghề dịch công chứng dưới cái nhìn của giới trẻ có phân tích, qua đó cũng hiểu được nội tình chi tiết khi đi sở ngoại vụ là khó hay dễ.

Hợp pháp hóa lãnh sự có bao gồm dịch công chứng?

Có thể nói rằng hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình tách biệt so với dịch công chứng. Những giấy tờ nước ngoài muốn sử dụng ở Việt Nam hay giấy tờ Việt Nam đem sang nước ngoài sử dụng đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Bản chất của hợp pháp hóa lãnh sự là đi lãnh sự quán xin con dấu chứng thực.

Dịch công chứng là công đoạn dịch và chứng thực chữ kí, tuy nhiên những văn bản đã được dịch công chứng chỉ có thể sử dụng được trong nước, mang sang quốc gia khác thì chưa đủ hợp pháp.

Với dân trong ngành dịch thuật mà nói, việc hợp pháp hóa lãnh sự cách khá xa với chuyên môn và thiên về làm giấy tờ nhiều hơn mang tính ngôn ngữ học, người ta thường bảo nghề dạy nghề nên khi kiếm kế sinh nhai lệch chuyên môn dễ lụt nghề, như trong bài Nghề dịch công chứng trở thành lựa chọn tốt của giới trẻ cũng có nói rõ tuy dịch công chứng đơn thuần có lai tạp chút việc "hồ sơ, giấy tờ và con dấu" nhưng vẫn còn chuyên môn dịch ngữ, nhưng khi dính đến hợp pháp hóa lãnh sự thì nó trở thành quá tách biệt.

Những hồ sơ cần kết hợp dịch công chứng, đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự

Trở lại với chủ đề chính, như tựa để chỉ mục đã nêu thì những hồ sơ sau đây sẽ phải đáp ứng đủ hết ba công đoạn gồm dịch công chứng, đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự đó là: hồ sơ công ty, hồ sơ làm giấy phép lao động, hồ sơ kết hôn,...mới có thể hợp pháp và sử dụng được ở nước ngoài.

Khi cần hợp pháp hóa hay chứng nhận lãnh sự tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh sẽ cần chuẩn bị một số giấy tờ như:

1. Phiếu đề nghị: Xin quý khách vui lòng điền đầy đủ vào Phiếu đề nghị


2. Các giấy tờ cần hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự tại Sở Ngoại vụ


3. Bản photocopy các giấy tờ cần hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự để lưu tại Sở Ngoại vụ;


4. Bản chính và Bản photocopy chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của người nộp hồ sơ và người đứng tên trong hồ sơ.

Trường hợp đi nộp hồ sơ thay người đứng tên trong hồ sơ sẽ phải bổ sung thêm Giấy ủy quyền hợp lệ (Giấy ủy quyền cần được chứng thực tại Phòng công chứng/ Ủy ban nhân dân/ Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam)

Trường hợp người đi nộp thay người đứng tên trong hồ sơ là người thân trong gia đình sẽ cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người đứng tên trong hồ sơ (hộ khẩu, khai sinh, kết hôn…)

Trường hợp chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa các giấy tờ, hồ sơ cho cơ quan, tổ chức thì hồ sơ cần có: giấy giới thiệu hợp lệ của cơ quan hay tổ chức đó, giấy giới thiệu phải ghi rõ mục đích đến Sở ngoại vụ để thực hiện hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự giấy tờ gì, của ai và để làm gì.

Hồ sơ nước ngoài muốn chứng hợp pháp hóa lãnh sự thì hồ sơ phải được chứng nhận Lãnh sự trước.

Tóm lại, giấy tờ đi nước ngoài hay tài liệu đem về Việt Nam sử dụng đều phải được thông qua nhiều công đoạn, khó khăn, phức tạp, tốn thời gian; lợi ích và giá trị của dịch công chứng mang lại hầu như chẳng thấy được gì rõ ràng, mang tính rằng buộc khó khăn cho các cá nhân và tổ chức lại rõ như ban ngày, tuy nhiên nó phải tồn tại để duy trì trật tự trong hoạt động liên kết giữa các quốc gia khác nhau về hành chính và ngôn ngữ thông qua việc giám định độ tin cậy của các loại giấy tờ hồ sơ, những thứ bắt buộc phải dùng đến ở thời đại xã hội tiên tiến. Dịch công chứng đơn thuần có thể nhanh gọn nhưng khi bắt buộc phải làm cả đi sở ngoại vụ và hợp pháp hóa lãnh sự thì khó tránh hao tốn nhiều công sức và thời gian, lúc đó nên chọn cho mình một công ty dịch thuật có nhiều kinh nghiệm trong việc tiến hành dịch công chứng để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.